Главная 7 Предпренимателю 7 Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для систематизации распорядительной документации применяют нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве. Она позволяет обособить приказы от заявительных бланков, справок и других форм кадрового учета. Процесс внедрения системы классификации и присвоения уникальных номеров приказам и распоряжениям должен быть прописан во внутренних нормативных актах компании.

Зачем нужна нумерация

В крупных организациях потребность в хронологической и не только систематизации распорядительных бланков основана на большом объеме задействованной документации во внутреннем и внешнем документообороте. Нумерация позволяет решить ряд тактических проблем:

  • оперативный поиск нужного документа
  • возможность установления четких взаимосвязей и зависимостей между разными формами распоряжений (например, приказ об увольнении работника может быть следствием ранее изданного распоряжения о сокращении штатной численности)
  • организация удобной системы хранения кадровых бланков
  • грамотный пример нумерации приказов в кадровом делопроизводстве позволяет классифицировать эти документы по их содержанию.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Распорядительная документация, которая отражает более мелкие сведения (по командировкам и т. п.), после 5 лет может быть уничтожена.

Не менее важна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в маленькой организации. При этом и крупные, и мелкие предприятия могут руководствоваться в этом вопросе единым подходом.

Принципы нумерации распоряжений

Законодательной регламентации порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве не предусмотрено. Каждый субъект предпринимательства самостоятельно разрабатывает алгоритм регистрации распоряжений и их классификации. В стандартных ситуациях приказам присваивают числовые номера, дополненные буквенными шифрами.

Числа в реквизитах приказной документации обозначают обычно порядковый номер бланка в общей хронологии издания распоряжений. А буквенные символы характеризуют тип документа, период его обязательного хранения. Между разными символьными знаками ставят разделительный дефис или слеш.

Вот несколько буквенных образцов нумерации приказов в кадровом делопроизводстве:

  • ЛС – распоряжение, регламентирующее сферу трудовых взаимоотношений с личным составом компании
  • П – свидетельство приема на работу нового сотрудника
  • У – в документе содержится информация об увольнении работника
  • К – сведения о служебных поездках.

Номера начинают присваивать с единицы. Ежегодно нумерацию обнуляют, отсчет начинают заново.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Порядок, по которому будет производиться нумерация приказов в кадровом делопроизводстве, должен быть закреплен во внутреннем положении о документообороте кадровой службы. Его организация определяет сама.

Регистрация распорядительных документов

Для наибольшего охвата учетом системы документооборота применяют методику регистрации всех издаваемых документов. С этой целью предприятие ежегодно заводит новый журнал регистрации приказов. Таких учетных книг может быть несколько – отдельно для распоряжений по личному составу и для указов иного типа.

Журналы для приказов по трудовым взаимоотношениям обычно содержат такой набор сведений:

  • номера, присвоенные распоряжениям в хронологической последовательности
  • индексы, которыми дополнен их числовой код
  • перечисление работников, в отношении которых издано распоряжение, структурных подразделений
  • должность сотрудника и его табельный номер
  • дата и номер трудового соглашения со специалистом
  • тема, раскрываемая в приказе.

В книге учета необходимо предусмотреть отдельную графу для проставления отметок об ознакомлении с текстом приказа всех упомянутых в нем лиц. Если распоряжение касается хозяйственной деятельности компании, то в журнале должны быть поля для даты исполнения распоряжения и для ввода фамилий лиц, ответственных за реализацию положений документа.

Для уточнения содержания приказа в него можно вносить изменения. Это делают по таким правилам:

  • исправление реквизитов или пунктов в тексте первоначального варианта документа недопустимо
  • издают отдельное распоряжение о признании пункта или раздела первичного приказа недействительным
  • отражают реквизиты корректируемого документа
  • указывают суть текста распоряжения и вносимых в него изменений
  • прописывают алгоритм действий ответственных лиц в связи с новой трактовкой распоряжения.

Корректирующую форму регистрируют в журнале, ей присваивают новый номер текущей датой издания.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

О admin

x

Check Also

Отпуск многодетным родителям в любое время

Полагается ли отпуск многодетным родителям в любое время? Не секрет, что семьи с большим количеством ...

Отпуск за свой счет в СЗВ-СТАЖ

Как отразить отпуск за свой счет в СЗВ-СТАЖ. В 2018 году работодатели должны представить в ...